Oficinas. ¿El verano es buen momento para mudarse?

En tiempos normales, la ciudad de Buenos Aires parecía vaciarse durante enero. Sus calles, los comercios y hasta las empresas de servicios se caracterizaban por tener menor afluencia de público. El primer mes del año -para muchos- era el momento ideal para hacer trámites, saldar deudas pendientes y hasta para iniciar procesos de búsqueda de inmuebles comerciales. Pero el 2021 rompió todos los moldes. Los especialistas coinciden en que se trata de un año que es atípico y que -de algún modo- cambiará o profundizará los usos y las costumbres de la sociedad. Y esto, claro está, también incluye la búsqueda de propiedades corporativas. Eduardo Petrolati, director comercial del Grupo Adrián Mercado, explica que, históricamente, estos temas solían resolverse antes de fin de año; pero reconoce que, en los últimos tiempos, esta costumbre comenzó a modificarse. “Si bien la búsqueda de oficinas nuevas o las relocalizaciones dependen de la vigencia de los contratos y los acuerdos que se logran negociar, en el verano -históricamente- el mercado corporativo siempre bajó la demanda, ya que la mayoría de los CEO o de los gerentes de las principales empresas -que son los que finalmente toman las decisiones- se encontraba de vacaciones. El movimiento comercial de este tipo de productos comenzaba con el inicio de febrero. Lo habitual era elegir la nueva ubicación durante el último bimestre del año para luego aprovechar los dos primeros meses del año nuevo para efectuar las obras y adecuaciones necesarias con miras a la futura mudanza”, relata.


Pero desde hace ya algunos años, el verano dejó de ser un tiempo muerto para el mercado inmobiliario. “La época estival ya no es un lapso tranquilo para nuestro sector. Los ejecutivos de las empresas se toman tan sólo 10 o 15 días de vacaciones, en el mejor de los casos. Algunos eligen seguir trabajando y viajar tan sólo los fines de semana para encontrarse con sus familias. Por lo tanto, esperamos que en lo que queda del verano no solamente continúe esta dinámica, sino que además siga el movimiento que comenzó a experimentar el sector en los últimos meses; aunque esto tendrá una vinculación directa con la evolución de los contagios y el desarrollo de la pandemia”, explica Mariano Costa, asesor seniors de la firma Mariana Stange Real Estate.


Los brokers corporativos coinciden en que este verano en particular resulta un momento ideal para buscar oficinas: la vacancia es alta y hay un abanico interesante de alternativas para decidir. En otras palabras, es un buen momento para evaluar, comparar y negociar. Para Juan Querol, broker de Cushman & Wakefield, uno de los grandes factores que está propiciando un cambio de la dinámica del mercado de oficinas durante este verano es la necesidad que tienen las empresas de ganarle ‘tiempo al tiempo’. “La coyuntura actual obliga a muchas firmas a tomar decisiones en cortos períodos para adaptarse a las nuevas dinámicas laborales y, de algún modo, recuperar el tiempo perdido en los que los proyectos han estado en un estado de wait & see”, afirma.


Las ventajas del verano

Los que saben sostienen que los meses veraniegos son el mejor momento para comenzar con la aventura de afrontar un cambio de oficina. Las ventajas se circunscriben, más que nada, a que es una época del año más tranquila. En general, las empresas aún no comenzaron con sus planificaciones anuales y, en la mayoría de los casos, ya han entregado sus balances anuales. “Estas dos características suelen aportar -claro está, según el rubro al que se dedique la empresa-, mayor tranquilidad. Por lo tanto se genera una situación que permite encarar otro tipo de procesos como, por ejemplo, los de una elección de nueva oficina y el inicio del proceso de la mudanza”, sostiene Costa. Para Petrolati, el verano es una etapa del año donde -históricamente- baja la demanda. Y, como consecuencia de ello, una empresa puede verse beneficiada a la hora de negociar el valor de arrendamiento y ciertos puntos del contrato. “Son momentos propicios para realizar ofertas más agresivas. Durante los dos primeros meses del año este tipo de estrategia comercial puede tener mayores posibilidades de éxito que si se lleva adelante a partir de marzo”, afirma el broker del Grupo Adrián Mercado. Querol complementa que “los propietarios, por su lado, en este lapso -y en especial en este contexto pos-pandemia- están abiertos a brindar cualquier tipo de flexibilidad para poder cerrar negocios en puerta”.


Romper mitos

A la hora de buscar oficinas, los requerimientos para que el proceso resulte exitoso no cambian. Los especialistas dan cuenta de que la época del año poco influye en las variables que tienen que ser consideradas por las compañías que buscan oficinas. “Es hora de romper con algunos mitos -afirma Costa-. Y, para ello, es preciso ser claro: buscar una oficina durante el verano no tiene contras. Es más: aporta el plus que para muchas compañías ésta es una época del año más calma lo que permite hacer foco en ese complejo proceso. Por otro lado, hoy casi todos los equipos de asesores inmobiliarios y de arquitectos están organizados para estar disponibles durante esta estación del año, atentos a las necesidades de los posibles clientes”, comenta Costa.


Respecto a la efectividad de la búsqueda, Petrolati afirma que deben establecerse claramente las prioridades, los plazos de ocupación necesarios y contar con un budget aprobado y con la disposición de los apoderados para poder llevar adelante la firma del contrato. “Este último factor resulta determinante para no perder tiempo analizando opciones que, finalmente, no resultarán válidas”, agrega. Los referentes consultados sostienen que en tiempos de pandemia se suman un par de factores claves a los ya mencionados como por ejemplo, la metodología de trabajo que llevará adelante la empresa; es decir, qué porcentaje de los empleados trabajará en el lugar, cuántos de forma rotativa y cuántos de manera remota. “Es vital tener en claro si la nueva dinámica laboral demandará de puestos fijos o espacios abiertos para encuentros y reuniones que permitan respetar el distanciamiento necesario. En todos los casos, y para dar respuesta a la nueva normalidad, las compañías requerirán oficinas con superficies más espaciosas, muy buena ventilación y una cantidad de cocheras suficientes para facilitar la movilidad de los empleados que tienen vehículos. En síntesis, hoy quien quiera buscar una oficina no tiene por qué esperar hasta marzo para hacerlo. Eso es algo que quedó en el pasado”, agrega Petrolati.


Los errores más comunes

La búsqueda de una oficina les demanda a las empresas mucho análisis y el desarrollo y seguimiento de un riguroso plan estratégico. Previo a la elección de una nueva locación, muchas son las cuestiones a evaluar: ubicación, precios de alquiler de mercado, valores de expensas e impuestos, superficies necesarias para el desempeño de su actividad, cantidad de empleados que formarán parte del traslado, el layout que se utilizará, las expectativas de crecimiento de la compañía, imagen corporativa, y la lista continúa. Es por eso que estos procesos suelen demorar mucho tiempo y esfuerzo por parte del personal de la empresa, sumado -en la mayoría de los casos- al acompañamiento de profesionales especializados.


Muchos pueden ser los motivos que ocasionan que una compañía busque nuevos destinos. Éstos van desde el aumento o disminución del personal hasta la consecución de mejoras en la calidad del espacio o del incremento de los recursos tecnológicos. Otros factores muy comunes son el mejoramiento de la ubicación y la búsqueda de beneficios impositivos. Tal es el caso de las empresas que en los últimos tiempos se mudaron o están analizando hacerlo al Distrito Tecnológico de Parque de los Patricios. “Casi todos los procesos están atravesados principalmente por una variable a la que ninguna compañía parece querer resignar: la ubicación. Luego, la lista se va componiendo según las distintas necesidades de cada empresa. Y, finalmente, quien va definiendo la búsqueda es la oferta que presenta el mercado. Podría decirse que, por un lado, está lo que se quiere y, por otro, lo que se puede”, cuenta Fernando Novoa Uriarte, socio y director de Transaction Management de Newmark Argentina.


Los especialistas sostienen que la pandemia no alteró los tiempos de este proceso. Al igual que antes, encontrar las nuevas oficinas -en general- les suele demandar a las empresas corporativas (que deben enfrentar varias instancias de aprobación), entre cuatro y seis meses, como mínimo, hasta la firma del contrato de locación. “El proceso en sí mismo no ha cambiado. La disponibilidad de la información, así como la capacidad de realizar transacciones, no se encuentra actualmente imposibilitada. En el mercado corporativo, la toma de decisiones suele demorar bastante más que en otros rubros debido a los extensos y burocráticos procedimientos de aprobación de las compañías. Puntualmente, el contexto actual ha generado, en ocasiones, cambios y postergaciones de decisiones estratégicas respecto de los portfolios; pero, de a poco, todo va volviendo a la normalidad”, explica Eduardo Di Buccio, business development manager, de CBRE.


Ahora bien, cuáles son los errores más habituales. Para empezar, hay que tener en cuenta que el mercado de oficinas, más aún el corporativo, es distinto al sector residencial. Presenta cuestiones técnicas y comerciales propias que dan cuenta de un sector más sofisticado. Esto, sin duda, demanda un asesoramiento particular que le facilita generar un buen acuerdo contractual a las partes. Según Novoa Uriarte, el error más común que cometen muchas empresas es no contar con un broker matriculado especialista en el mercado de oficinas que los asesore profesionalmente. “Hay compañías que, a la hora de enfrentar este proceso, optan por delegar a algunos de sus empleados -con poco conocimiento general del sector- la búsqueda de la nueva propiedad. Esto no sólo redunda en una pérdida de tiempo sino que, además, suele generar una serie de problemas inimaginables y de difícil solución. Muchas empresas creen que -al no convocar a un broker para esta tarea- se están ahorrando los honorarios profesionales. Pero eso no es así”, dice Novoa Uriarte. Di Buccio agrega que: “De una u otra forma, siempre se abona la comisión inmobiliaria por la operación. En el caso de que cada parte cuente con un broker, el porcentaje se divide entre ambos representantes. De haber sólo uno, éste es el que recibirá el cobro de los honorarios por parte del inquilino y del propietario. Por otro lado, es importante aclarar que contar con un correcto asesoramiento de las partes no sólo abrevia los plazos de la negociación sino que, además, mejora las relaciones entre locador y locatario, a futuro”.


Otro error habitual es una mala previsión de costos. Antes de iniciar una operación inmobiliaria de este tipo, ya sea para alquilar un nuevo inmueble como para adquirirlo, es fundamental realizar, tanto interna como externamente, una exhaustiva previsión de gastos. Ésta colaborará a minimizar los imponderables y a poder realizar una elección del nuevo inmueble más acertada por parte de las compañías. “Es preciso hacer un muy buen análisis de los costos que demandará no sólo realizar la mudanza sino también el armado de la nueva oficina. En estos casos, los errores de cálculos hasta los más pequeños, con el avance del proceso, se pueden convertir en grandes obstáculos”, comenta Di Buccio.


Por último, realizar procesos comparativos de inmuebles inapropiados puede ser riesgoso.. “Se podría decir que, en el mercado, no existen dos locaciones iguales. Es por ello que resulta imprescindible poder realizar buenos cuadros o procesos comparativos que permitan homogeneizar las características de cada oficina. Sólo un análisis tanto de las necesidades de la compañía como de las características del inmueble permitirá tomar decisiones correctas, que con el tiempo se traducirán en el crecimiento de la firma”, finaliza Novoa Uriarte.


Fuente: La Nación

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